Magazyn

Tu się postaram opisać procedury i sposoby postępowania magazynu z podziałem na czynności z czasem będziemy dodawać procedury do sytuacjami jakie mogą wystąpić a nie są codzienną praktyką lub wydążeniem

Przyjeżdża ciężarówka podchodzimy do kierowcy w najszybszym możliwym czasie. W przypadku kiedy wszyscy magazynierzy są zajęci podchodzi do kierowcy ten kto ma obecnie naj krótsze czasowo zadanie do wykonania (ten który będzie najszybciej wolny) wita się i przedstawia. Dzień dobry Panu / Pani , jestem Michał / Arek / Staszek / Kamil / Jacek. Jeżeli widzimy młodego kierowcę któremu można powiedzieć cześć to jak najbardziej możemy pozwolić sobie na tą formę Cześć jestem Emil / Kamil ja cię za chwile rozładuje, towar do LTL Balkan Prawda ? Co przywiozłeś ? Co Pan przywiózł ? Dużo tego jest ? był pan na Urzędzie celnym ? Gdzie jedzie towar ? Macedonia, Albania Kosowo (pytania które pomogą nam ocenić ile nam to zajmie czy wszystko jest w standardzie.

Spodziewana odpowiedzi:

Och naczekałem sie na urzędzie celnym (wiemy ze jest to towar na kierunki które obsługujemy)

Nie do ASPEL / Hurtowni Kwiatków / GRANER (wiemy ze kierowca pomylił adres wskazujemy mu drogę jak znamy próbujemy mu szybko pomóc i wracamy do pracy)

Tak mam 2 paletki do Serbii (wiemy ze mało towaru i pójdzie szybko i ze na 99,9 % trafił dobrze)

Nie prosili (nie Kazali) jechać na urząd celny towar do Macedonii (OK proszę pokazać papiery czytamy kto jest nadawcą moze pamiętamy ze towar do nas przyjeżdża odprawiony a moze któryś kolegów w pobliżu wie albo dzwonimy do D.O.D i pytamy czy dany towar sie cli u nas na magazynie, UWAGA !!! tu słowo kierowcy nie liczy się bierzemy od niego info ale decyduje D.O.D. o tym co robimy w razie potrzeby dopytają się w dziale Spedycji co robić.

Staramy się tymi wszystkimi pytaniami ocenić ile to będzie trwało ile jest towaru po to aby ocenić ile będzie trwał rozładunek a to po to żeby dobrać miejsce gdzie go ustawić, aby za chwilę nie blokował nikogo do wyjazdu.

Prosimy aby się tam ustawił i przygotował samochód do rozładunku, sprawdzamy czy zrozumiał zabieramy dokumenty i sprawdzamy ilości. (odkładamy dokumenty na wózek).

Ma otworzyć plandekę a może wystarczy drzwi bo to 1 paletka i poda nam ją od tyłu.

Wracamy do rozładunku auta od którego odeszliśmy ale nowo przybyły kierowca już ma co robić i się nie nudzi czas mu leci.

Pamiętamy ze liczy się łączny czas rozładunku wtedy już dwóch aut. spowolniliśmy pierwszego o minutę ale zyskaliśmy znacznie na czasie dwóch aut bo nie czekamy aż przygotuje auto do rozładunku bo wiemy co nas tam czeka czy nie będziemy potrzebować pomocy kolegi.

Jeżeli ktoś z kolegów skończy wcześnie powinien podejść i odebrać nam dokumenty i kontynuować proces rozładunku tak aby kierowca nie czekał. Może się zdarzyć ze nie zauważy trzeba mu przypomnieć (Emil / Kamil / Michał) proszę rozładuj Pana bo czeka za długo.

Towar zawsze staramy się odkładać na miejsce przyjęć towaru gdzie będzie bezpieczny do momentu kiedy go nie wywieziemy ale jest on pod naszą opieką dopóki go nie policzymy jeszcze raz oznaczymy etykietami.

Obróbka dokumentów

Mając komplet dokumentów od kierowcy pierwszy krok to sprawdzenie gdzie jedzie szukamy go w systemie możemy go szukać po Tablicach rejestracyjnych, Odbiorcy lub nadawcy a może kierowca zna numer rozładunku to 1 - 4 cyfrowy numer z końcówką "P" który mu powinien podać jego spedytor. 3540/p 2300/p

Sprawdzamy czy w dokumentach mamy CMR Fakturę / (Invoice, Rechnung ) / Paking liste / Dokument EX, MRN / EUR1 jeżeli towar jest przeznaczony poza EU konieczny jest dokument EX / MRN jeżeli go niema zgłaszamy to expressowo do Działu Obróbki dokumentów (DOD), Sprawdzamy w bazie czy nie jest wygenerowane zlecenie na Którąć z Agęci celnych z którą współpracujemy (SEGRE), telefonicznie Krótko i na temat "Numer zlecenia 3432 niema EX sprawdźcie to proszę" i piszemy E-mail dokuenty@ltlbalkan.com Jerzeli jest na Przykład SEGRE tylko zgłaszamy i możemy rozładować auto.

W tytule numer zlecenia na przykład 3432 brak EX faktury EUR 1 .... co robimy. DOD odpowie nam na e mail czy możemy rozładować samochód. Są sytuacje kiedy towar sie cli u nas na magazynie i dostaniemy odpowiedź ekspresowo a są sytuację kiedy na tą odpowiedź będziemy czekać chwilę. W między czasie sprawdzamy inne parametry ilość palet wagę jeżeli ilość lub waga waga znacznie się różni od tej w systemie zapisujemy to w uwagach było wpisane 2300 kg przyjechało 3000 kg było 2 sztuki przyjechały 4

KLIENT WEWNĘTRZNY

DOD sprawdza w systemie / e mail i u spedytorów co wiadomo na temat clenia tego towaru możliwe scenariusze:

Towar oclony u nadawcy dokumenty na paletach

Towar będzie clony u nas na miejscu uznanym

Spedytor lub DOD wie o sytuacji zajmą się tym

Kierowca nie trafił z jakiś przyczyn na Urząd celny z własnej woli lub miało miejsce jakieś zdarzenie (UWAGA !!! bez pisemnego pozwolenia nie rozładowujemy auta).

W w/w przypadku czekamy na e mail i ewentualne powiadomienie telefoniczne z pozwoleniem na rozładunek.

Kiedy wszystko się zgadza mamy CMR (2 x CMR podwójny), Faktura (Invoice), EX (MRN), Paking list nie jest konieczny. robimy kopie CMR podpisujemy i dokumenty pozostawiamy w biurze magazynu i idziemy rozładować.

Przy rozładunku liczymy ilościowo towar obserwujemy czy niema uszkodzeń zewnętrznych czasowo go składamy na miejsce przyjęć tak aby nie tamować ruchu musi zawsze pozostać przeczeń do swobodnego transport towarów dla magazynierów.

Jeżeli wszystko się zgadza wręczamy kierowcy CMR i prezent od firmy notując w bazie wydanie przedmiotu.

OBRÓBKA DOKUMENTÓW.

OPIS CMR NUMEREM ZLECENIA

LISTA CZYNNOŚCI     1. Przyjęcie towaru

    • Wyznaczenie kierowcy gdzie się ma ustawić na rozładunek

    • Sprawdzanie dokumentacji przed rozładunkiem

    • Ściąganie towaru wózkiem widłowym lub paleciakiem

    • Sprawdzanie czy towar nie jest uszkodzony po rozładunku albo najlepiej na aucie

    • jeśli towar jest uszkodzony przy wydawaniu kopi CMR na tej kopi piszemy ze towar przyjechał do naszej firmy uszkodzony, i robimy kopie tego egzemplarza. Robimy zdjęcia przesyłamy na Viber magazyn grupa

    • Sprawdzanie ilościowe palet lub towaru luzem wraz z dokumentami

    • sprawdzenie dokumentacji po rozładunku

    1. dokument CMR robimy kopie w drukarce, podbijamy i wydajemy kierowcy wraz z upominkiem od FIRMY LTL BALKAN

        2.  Wprowadzanie dokumentacji do systemu

    • Sprawdzamy czy mamy dokumenty: EX, Fakrura, CMR, EURO1 odznaczamy w systemie

    • Po nazwie Nadawca, Odbiorca lub numer rejestracyjny szukamy w systemie określonego towaru

    • sprawdzamy czy wszystko się zgadza np: Nadawca, Odbiorca, sprawdzamy dokąd towar jedzie, sprawdzamy czy jest dobrze zaznaczony w systemie magazyn do którego towar ma jechać, sprawdzamy ilość wagi wraz z dokumentami, jeśli są rózne wagi wprowadzamy te które mamy na EX-sie jeśli nie mamy EX-sa to sprawdzamy na Faktórze jeśli nie mamy tych dokumentów to sprawdzamy na oryginalnych CMR, jerzeli ilość i waga różni się to zgłaszamy do kierownika Spedytorów

    • w razie braku zlecenia w systemie idziemy z dokumetami do biurowych

    • Sprawdzamy ile zajął towar miejsc paletowych na samochodzie w LDM

    • Sprawdzone dokumenty zanosimy do Biura

       3. Składowanie Towaru na Magazynie

    • Drukujemy naklejki na towar

    • Naklejki przyklejamy od czoła palety na towarze

                                                           skróty                                        MK             AL             XK

    • Zawozimy towar na Magazyn jeśli towar jedzie do Macedoni, Albani, Kosowo zawozimy na strone Macedońską

         Skróty                                   XS        BA           ME

    • Jeśli towar jedzie do Serbi, Bośni i Czarnogóry zawozimy na strone Serbską

    • zdarza się ze towar przyjedzie do innych krajów odkładamy towar na sam koniec magazynu

    • jeśli towar niema EX i Faktóry odkładamy towar w wyznaczone miejca obklejone żółtą linią na magazynie

       4. Wydawanie towaru

    • wyszukujemy w systemie "Magazyn wydanie" sprawdzamy który to jest wyjazd i sprawdzamy czy na wyjeździe pasują tablice Rejestracyjne

    • Wywozimy Wyznaczony towar na miejsce skanowania

    • skanujemy kod kreskowy na naklejce LTL BALKAN

    • wpisujemy kazdy numer zlecenia na kartce podczas skanowania

    • zawozimy towar pod ciężarówke i ładujemy

    • jeśli towar jest spakowany na aucie pozwalany wtedy zamykać się Kierowcy

    • podpisuje sie na kartce ten który zeskanował Naklejki

    • zanosimy Kartkę do biura i sprawdzamy czy wszystko jest

       5. Zakończenie Ładowania

    • sprawdzamy czy kierowca styłu na drzwiach ma nasze logo jeśli nie ma, to przyklejamy po lewej stronie na dzwiach