Magazyn

Tu się postaram opisać procedury i sposoby postępowania magazynu z podziałem na czynności, z czasem będziemy dodawać procedury do sytuacji jakie mogą wystąpić, a nie są codzienną praktyką lub wydarzeniem.

Przyjęcie towaru na magazyn

Przyjeżdża ciężarówka podchodzimy do kierowcy w najszybszym możliwym czasie. W przypadku kiedy wszyscy magazynierzy są zajęci, podchodzi do kierowcy ten kto ma obecnie najkrótsze czasowo zadanie do wykonania (ten który będzie najszybciej wolny) wita się i przedstawia. Dzień dobry Panu / Pani , jestem Michał / Arek / Staszek / Kamil / Jacek. Jeżeli widzimy młodego kierowcę któremu można powiedzieć cześć to jak najbardziej możemy pozwolić sobie na tą formę Cześć jestem Emil / Kamil ja cię za chwile rozładuje, towar do LTL Balkan Prawda ? Co przywiozłeś ? Co Pan przywiózł ? Dużo tego jest ? był pan na Urzędzie celnym ? Gdzie jedzie towar ? Macedonia, Albania Kosowo (pytania które pomogą nam ocenić ile nam to zajmie czy wszystko jest w standardzie.

Spodziewana odpowiedzi:

Och naczekałem sie na urzędzie celnym (wiemy ze jest to towar na kierunki które obsługujemy)

Nie do ASPEL / Hurtowni Kwiatków / GRANER (wiemy ze kierowca pomylił adres wskazujemy mu drogę jak znamy próbujemy mu szybko pomóc i wracamy do pracy)

Tak mam 2 paletki do Serbii (wiemy ze mało towaru i pójdzie szybko i ze na 99,9 % trafił dobrze)

Nie prosili (nie Kazali) jechać na urząd celny towar do Macedonii (OK proszę pokazać papiery czytamy kto jest nadawcą moze pamiętamy ze towar do nas przyjeżdża odprawiony a moze któryś z kolegów w pobliżu wie albo dzwonimy do D.O.D i pytamy czy dany towar się cli u nas na magazynie, UWAGA !!! tu słowo kierowcy nie liczy się, bierzemy od niego info ale decyduje D.O.D. o tym co robimy w razie potrzeby dopytają się w dziale Spedycji co robić.

Staramy się tymi wszystkimi pytaniami ocenić ile to będzie trwało ile jest towaru po to aby ocenić ile będzie trwał rozładunek a to po to żeby dobrać miejsce gdzie go ustawić, aby za chwilę nie blokował nikogo do wyjazdu.

Prosimy aby się tam ustawił i przygotował samochód do rozładunku, sprawdzamy czy zrozumiał, zabieramy dokumenty i sprawdzamy ilości. (odkładamy dokumenty na wózek). Jesteśmy bardzo stanowczy co do miejsca parkowania, nie możemy być pobłażliwy strona rozładunku czy miejsce parkowania, bo to nam ma być wygodnie rozładować pojazd (zawraca pusty), Nie dopuszczamy aby 13,6 duża ciężarówka zawracała pełna bo w końcu któraś wpadnie do studzienki.

Ma otworzyć plandekę, a może wystarczy drzwi bo to 1 paletka i poda nam ją od tyłu.

Wracamy do rozładunku auta od którego odeszliśmy, ale nowo przybyły kierowca już ma co robić i się nie nudzi czas mu leci.

Pamiętamy ze liczy się łączny czas rozładunku wtedy już dwóch aut. Spowolniliśmy pierwszego o minutę, ale zyskaliśmy znacznie na czasie dwóch aut bo nie czekamy aż przygotuje auto do rozładunku bo wiemy co nas tam czeka czy nie będziemy potrzebować pomocy kolegi.

Jeżeli ktoś z kolegów skończy wcześnie powinien podejść i odebrać nam dokumenty i kontynuować proces rozładunku tak aby kierowca nie czekał. Może się zdarzyć ze nie zauważy, trzeba mu przypomnieć (Emil / Kamil / Michał) proszę rozładuj Pana bo czeka za długo.

Towar zawsze staramy się odkładać na miejsce przyjęć towaru, gdzie będzie bezpieczny do momentu kiedy go nie wywieziemy, ale jest on pod naszą opieką dopóki go nie policzymy jeszcze raz oznaczymy etykietami.

Obróbka dokumentów

Mając komplet dokumentów od kierowcy pierwszy krok to sprawdzenie gdzie jedzie, szukamy go w systemie, możemy go szukać po Tablicach rejestracyjnych, Odbiorcy lub nadawcy a może kierowca zna numer rozładunku to 1 - 4 cyfrowy numer z końcówką "P" który mu powinien podać jego spedytor. 3540/p 2300/p

Sprawdzamy, czy w dokumentach mamy CMR Fakturę / (Invoice, Rechnung ) / Paking liste / Dokument EX, MRN / EUR1 jeżeli towar jest przeznaczony poza EU konieczny jest dokument EX / MRN, jeżeli go niema zgłaszamy to expressowo do Działu Obróbki dokumentów (DOD), Sprawdzamy w bazie, czy nie jest wygenerowane zlecenie na którąś z agencji celnych z którą współpracujemy (SEGRE), telefonicznie Krótko i na temat "Numer zlecenia 3432 nie ma EX sprawdźcie to proszę" i piszemy E-mail dokumenty@ltlbalkan.com . Jeżeli jest na Przykład SEGRE tylko zgłaszamy i możemy rozładować auto.

W tytule numer zlecenia, na przykład 3432 brak EX, faktury, EUR 1 .... co robimy. DOD odpowie nam na e mail czy możemy rozładować samochód. Są sytuacje kiedy towar się cli u nas na magazynie i dostaniemy odpowiedź ekspresowo a są sytuację kiedy na tą odpowiedź będziemy czekać chwilę. W między czasie sprawdzamy inne parametry, ilość palet, wagę, jeżeli ilość lub waga waga znacznie się różni od tej w systemie, zapisujemy to w uwagach było wpisane 2300 kg przyjechało 3000 kg było 2 sztuki

DOD sprawdza w systemie / e mail i u spedytorów co wiadomo na temat clenia tego towaru możliwe scenariusze:

Towar oclony u nadawcy dokumenty na paletach

Towar będzie clony u nas na miejscu uznanym

Spedytor lub DOD wie o sytuacji zajmą się tym

Kierowca nie trafił z jakiś przyczyn na Urząd celny z własnej woli lub miało miejsce jakieś zdarzenie (UWAGA !!! bez pisemnego pozwolenia nie rozładowujemy auta).

W w/w przypadku czekamy na e mail i ewentualne powiadomienie telefoniczne z pozwoleniem na rozładunek.

Kiedy wszystko się zgadza mamy CMR (2 x CMR podwójny), Faktura (Invoice), EX (MRN), Paking list nie jest konieczny. robimy kopie CMR podpisujemy zabieramy ze sobą a dokumenty oryginalne pozostawiamy w biurze magazynu i idziemy rozładować.

Przy rozładunku liczymy towar obserwujemy czy niema uszkodzeń zewnętrznych czasowo go składamy na miejsce przyjęć tak aby nie tamować ruchu musi zawsze pozostać przeczeń do swobodnego transport towarów dla pozostałych magazynierów.

Jeżeli wszystko się zgadza wręczamy kierowcy CMR i prezent od firmy notując w bazie wydanie przedmiotu.

Obróbka dokumentów

Kiedy mamy towar na miejsce przyjęć tak aby nie tamować ruchu i towar był bezpieczny przystępujemy do obróbki dokumentów i ostateczne zamagazynowanie towaru.

Sprawdzamy zgodność ilości i wagi na dokumentach CMR, Faktura, MRN, Paking List,

Jeżeli nam się wszystko zgadza przystępujemy do uzupełnienia danych do systemu, z wielką uwagą przystępujemy do korekcji LDM, przy paletach łatwo policzyć gorzej jest przy maszynach, przedmiotach nie typowych (Pamiętać ze LDM to jest fizycznie zajmowana przestrzeń przez towar wraz z ewentualnymi zabezpieczeniami pasy i podobne w pojeździe o szerokości 2,45m)

Po zapisaniu zmian przystępujemy do drukowania etykiet. Jeżeli waga się nie zgadza o 10 % wpisujemy w uwagach do zlecenia Stara waga: xxxxkg w polu waga nową wagę, Jeżeli ilość palet (Sztuk, COLLI) nie się nie zgadza na zasadzie że LDM się nie zmienia czyli miały być 2 palety a jest 2 palety + 2 pudełka lekkie i idą w ciężarówce na inny towar nie zmieniając powierzchnie ładowną (LDM) to ten fakt nie musimy notować, natomiast jeżeli zmienia nam LDM czyli miało być 2 palety a jest 1, 3, 5, lub nie takich wymiarów po prostu zajmują więcej nić początkowo założono miejsca to !!WAZNE!! i koniecznie dopisujemy w uwagach do zlecenia Stary LDM 0,8 jak miały być 2 e-palety a w LDM prawdziwe.

Uzupełnienie danych w bazie krok po kroku w w systemie

Przyjęcie Kierowcy towaru

Klikamy w klawisz przyjęcie kierowcy otwiera nam się okno z paroma polami do wpisania

Numer rozładunku / Przewoźnik / Numer rejestracyjny / Imię nazwisko / nadawca / odbiorca / miasto odbioru / po wpisaniu w byle które z pól zaczyna filtrować w przesyłkach oczekiwanych poniżej wyświetla się lista pasujących zleceń mamy możliwość kasowania zawartości pojedynczych pól.

po wybraniu odpowiednej otwiera się formularz z danymi z tej przesyłki

Miejsce odbioru / Miejsce doręczenia / Ilość / Waga / LDM (Kalkulator)

chekLista: () CMR () Faktura () EX do wpisania () EUR1 () Inne jakie

Uwagi Magazynu .................

Jeżeli nie znajdziemy Kierowcy lub Zlecenia zgłaszamy do D.O.D. ten fakt i prosimy o pomoc.

Oznaczenie towaru (Etykiety)

Z największą uwagą zaklejamy etykiety na towarze sprawdzamy jeszcze raz czy to na pewno ten towar, czy tylko jedna etykieta jest na jednej jednostce ładunkowej (paleta, skrzynia, IBC kontener, worek ...)

Miejsce naklejenia etykiet

na paletach z przodu palety tak aby była dostępna do skanowania bez zsiadania z wózka paletowego.

na innych przedmiotach (maszyny, Skrzynie,) w widocznym miejscu aby nie trzeba było szukać

Check Lista

LISTA CZYNNOŚCI    

1. Przyjęcie towaru

    • Wyznaczenie kierowcy gdzie się ma ustawić na rozładunek

    • Sprawdzanie dokumentacji pobieżne przed rozładunkiem ilość kierunek czy jest MRN

    • Ściąganie towaru wózkiem widłowym lub plecakiem

    • Sprawdzanie czy towar nie jest uszkodzony po rozładunku albo najlepiej na aucie

    • jeśli towar jest uszkodzony przy wydawaniu kopi CMR na tej kopi piszemy ze towar przyjechał do naszej firmy uszkodzony, i robimy kopie tego egzemplarza. Robimy zdjęcia przesyłamy na Viber magazyn grupa

    • Sprawdzanie ilościowe palet lub towaru luzem wraz z dokumentami

    • sprawdzenie dokumentacji po rozładunku

    1. dokument CMR robimy kopie , podbijamy i wydajemy kierowcy wraz z upominkiem od FIRMY LTL BALKAN

      2.  Wprowadzanie dokumentacji do systemu

    • Sprawdzamy czy mamy dokumenty: EX, Faktura, CMR, EUR1, inne jakie odznaczamy w systemie

    • Po Numer rejestracyjnym, Nazwie nadawca lub Odbiorca szukamy w systemie określonego towaru

    • sprawdzamy czy wszystko się zgadza np: Nadawca, Odbiorca, sprawdzamy dokąd towar jedzie, sprawdzamy czy jest dobrze zaznaczony w systemie

magazyn do którego towar ma jechać, sprawdzamy ilość wagi wraz z dokumentami, jeśli są różne wagi wprowadzamy te które mamy na EX ale notujemy

zmianę i zgłaszamy do DOD

    • w razie braku zlecenia w systemie lub jeżeli nie znajdziemy zgłaszamy do DOD i prosimy o pomoc

    • Sprawdzamy ile zajął towar miejsc paletowych na samochodzie w LDM

    • Sprawdzone dokumenty zostawiamy na rynience dla dokumentów i czekają na kogoś z DOD jeżeli długo nie przychodzą możemy przy okazji zanieść

       3. Składowanie Towaru na Magazynie

    • Drukujemy naklejki na towar

    ETYKIETY przyklejamy od czoła palety na towarze, w przypadku maszyn i innych na widocznym miejscu.

                    • Zawozimy towar na Magazyn

Jeśli towar jedzie do Macedonii, Albanii, Kosowo zawozimy na stronę Macedońską FRACHT MK

Jeśli towar jedzie do Serbii, Bośni i Czarnogóry zawozimy na stronę Serbską

Dla innych towarów Miejsce oznaczone jako Inne na końcu magazynu

    • zdarza się ze towar przyjedzie do innych krajów odkładamy towar na sam koniec magazynu

    • jeśli towar niema EX i Faktury odkładamy towar w wyznaczone miejsca obklejone żółtą linią na magazynie

       4. Wydawanie towaru

    • wyszukujemy w systemie "Magazyn wydanie" sprawdzamy który to jest wyjazd i sprawdzamy czy na wyjeździe pasują tablice Rejestracyjne

    • Wywozimy Wyznaczony towar na miejsce skanowania

    • skanujemy kod kreskowy (QR) na etykiecie LTL BALKAN

    • wpisujemy każdy numer zlecenia na karcie załadunku podczas skanowania

    • zawozimy towar pod ciężarówkę i ładujemy

    • jeśli towar jest spakowany na aucie pozwalany wtedy zamykać się Kierowcy (Kierowca nie zamyka samochodu przed zakończeniem ładowania)

    • podpisuje się na kartce ten który zeskanował etykiety

    • zanosimy Kartkę do biura DOD i sprawdzamy czy wszystko jest

       5. Zakończenie Ładowania

    • sprawdzamy czy pojazd z tyłu na drzwiach ma nasze logo jeśli nie ma, to przyklejamy po lewej stronie na drzwiach dokładnie wycierając wcześniej powierzchnie.

Cenne wskazówki dla Magazyniera

Przedłużki do wideł służą do operacji na samochodzie ale nigdy do jazdy w zakrętach

Przykłady: